Sebuah pertanyaan yang sering saya dapatkan dari klien pemilik bisnis saya adalah “laporan apa yang harus saya minta agar saya dapat terus memantau perkembangan bisnis saya”.
Sekarang ini memang sedikit berbeda dari bisnis ke bisnis. Misalnya, jika Anda adalah toko eceran, maka Anda akan secara otomatis memiliki angka harian yang tersedia untuk Anda sebagai bagian dari proses normal Anda. Namun sebagian besar bisnis harus meminta laporan mingguan, bulanan, dan triwulanan.
MENGAPA SAYA PERLU MEMBACA LAPORAN!
Sebelum saya membahas laporan secara rinci, saya tahu bahwa banyak orang tidak suka melihat angka-angka dalam bisnis mereka. Dan biasanya ini karena mereka tidak tahu apa yang mereka cari. Jadi biasanya akuntan atau pemegang buku mereka (atau resepsionis!) memberi mereka laporan bulanan, mereka melirik sambil menahan napas, dan kemudian menarik napas lega jika itu menunjukkan keuntungan, atau mereka meringis dan bersumpah ketika itu menunjukkan kerugian. Download Contoh Laporan Keuangan Tapi biasanya pada saat mereka mendapat laporan ini, sudah terlambat. Status keuangan bisnis Anda harus berada di garis depan pikiran Anda setiap hari – bukan sesuatu yang Anda lihat sekali atau dua kali setahun ketika Anda kehabisan uang tunai.
FREKUENSI LAPORAN
Hal pertama yang harus diputuskan adalah seberapa sering Anda perlu melihat laporan. Saya sarankan minimal bulanan, jika tidak mingguan. Ini kadang-kadang dapat bergantung pada apakah Anda memiliki orang yang bekerja penuh waktu, atau apakah mereka hanya datang sebulan sekali.
KIAT UTAMA: LAKUKAN AKHIR TAHUN SETIAP BULAN
Untuk membantu Anda mengetahui apa yang terjadi dalam bisnis Anda, salah satu hal pertama yang harus diterapkan ke dalam bisnis Anda adalah budaya memiliki akhir tahun setiap bulan. Maksud saya… Anda ingin memastikan bahwa setiap angka pendapatan dan pengeluaran jika dicatat sesuai dengan bulan terjadinya. Jika Anda bersikeras pada jenis budaya ini, Anda akan mulai menerima angka yang akurat. Jadi pikirkan akhir tahun setiap bulan dan tutup semua data keuangan untuk setiap bulan. Dengan begitu Anda tahu bahwa laporan Anda sepenuhnya mencerminkan keadaan bisnis Anda dan Anda mendapatkan laporan laba rugi yang akurat dan dapat membantu Anda mengidentifikasi tren arus kas Anda.
Sehubungan dengan pelaporan, jika Anda memiliki orang penuh waktu yang menjaga laporan Anda, Anda harus mengadakan pertemuan mingguan dengan mereka untuk meninjau laporan. Untuk mempermudah proses ini bagi Anda, lihat buku kerja ‘Template Manajemen Keuangan Esensial’ yang dapat Anda beli dari situs web kami. Buku kerja ini memiliki agenda rapat keuangan standar yang akan membantu Anda memandu rapat Anda agar efektif dan efisien.
Saat Anda bertemu dengan orang akun Anda, Anda ingin memastikan bahwa Anda memiliki semua laporan di depan – sebelum rapat Anda – sehingga Anda punya waktu untuk membahasnya dan menyorot setiap perbedaan yang kemudian dapat Anda atasi selama rapat.
PAKET LAPORAN MINGGUAN ANDA
Jadi informasi apa yang perlu Anda ketahui apakah bisnis Anda berjalan dengan baik atau tidak? Nah, paket laporan mingguan Anda harus terdiri dari lima laporan berikut (omong-omong, contoh salinan dari masing-masing laporan ini juga disertakan dalam buku kerja yang saya sebutkan sebelumnya):
1) Laba dan Rugi – ini harus disediakan setiap minggu (jika Anda mengadakan rapat mingguan) serta laporan Bulan ke Tanggal dan Tahun ke Tanggal. Jadi itu sebenarnya tiga laporan secara total!
2) Dari sana, Anda akan meminta salinan Utang Berumur Anda. Laporan ini menunjukkan daftar semua orang yang Anda berutang uang, dan kapan jatuh temponya – atau jika sudah jatuh tempo. Jika ada jumlah yang melebihi persyaratan perdagangan pemasok Anda, Anda ingin tahu alasannya. Jika itu karena arus kas, Anda kemudian melihat laporan analisis arus kas Anda untuk melihat kapan mereka akan dibayar. Untuk mempertahankan hubungan yang baik dengan pemasok Anda, Anda perlu mengomunikasikannya dengan mereka.
3) Laporan penting lainnya adalah Piutang Berumur Anda. Di sinilah Anda dapat dengan jelas melihat siapa yang berutang uang kepada Anda dan apakah mereka memiliki jumlah terutang kepada Anda. Ini memungkinkan Anda untuk menindaklanjuti koleksi sebelum jatuh tempo. Sebagai bagian dari sistem manajemen keuangan Anda, Anda harus memiliki sistem tindak lanjut standar. Misalnya – jika klien telah melampaui jangka waktu perdagangan mereka selama 7 hari, apa yang terjadi – apakah Anda menindaklanjuti dengan panggilan telepon cepat untuk memeriksa bahwa mereka telah menerima faktur. Jika 14 hari – apa yang terjadi – dan seterusnya.
Jika Anda mengacu pada buku kerja ‘Templat Manajemen Keuangan Esensial’ yang saya sebutkan sebelumnya, ada juga daftar surat permintaan yang dirancang untuk membantu Anda ketika Anda perlu sedikit lebih serius dalam mengumpulkan. Tetapi sekali lagi, Piutang Berumur sangat penting karena Anda perlu melihat kapan uang Anda masuk – sehingga Anda dapat membayar gaji pemasok dan karyawan Anda tanpa harus memasukkan cadangan kas pribadi Anda.
4) Ini membawa saya ke laporan berikutnya – analisis arus kas. Laporan ini harus disusun oleh pemegang buku Anda dan menguraikan kapan uang masuk dan kapan keluar. Anda kemudian dapat melihat apakah ada kekurangan sehingga Anda dapat membuat rencana sebelumnya untuk menutupinya. Mungkin Anda perlu mentransfer uang dari akun lain – atau mungkin Anda mengejar pembayaran terutang. Apa yang tidak Anda inginkan adalah mengetahui ketika Anda pergi untuk mentransfer uang adalah bahwa tidak ada apa-apa di rekening!
Percaya atau tidak, ini sering kali merupakan laporan keuangan yang paling kurang dimanfaatkan – namun ini yang paling penting. Anda tidak akan percaya berapa banyak pemegang buku atau akun orang yang tidak melakukannya. Ini tidak terlalu sulit untuk diproduksi, tetapi ini adalah dokumen kerja yang berarti perlu diperbarui secara berkala. Tapi bertahan dengan yang satu ini, bahkan jika akun Anda orang mencoba pemberontakan kecil di atasnya, karena itu adalah penyelamat untuk bisnis Anda.
Buku kerja ‘Template Manajemen Keuangan Esensial’ yang saya rujuk sebelumnya yang ditemukan di situs web kami berisi laporan analisis arus kas fantastis yang akan menghemat banyak waktu Anda dan tim Anda.
5) Laporan penting lainnya yang harus dimiliki adalah Rekonsiliasi Bank. Jika pemegang buku Anda penuh waktu, maka mereka dapat melakukannya setiap minggu dengan menggunakan laporan online dari bank Anda. Jika bulanan, maka mereka harus menunggu laporan bank tiba dari bank sebelum mereka dapat menyelesaikannya. Namun, tetap perhatikan mereka untuk ini – laporan ini menunjukkan bahwa proses yang diperlukan telah dilakukan untuk memastikan bahwa akhir bulan telah ditutup dan bahwa uang tunai di bank dan pembayaran atau penerimaan lainnya diperhitungkan. Pada dasarnya rekonsiliasi bank dilakukan sehingga dijamin bahwa jumlah Anda yang masuk dan keluar dari rekening bank Anda secara akurat tercermin dalam paket perangkat lunak akuntansi Anda.
BEKERJA DENGAN AKUNTAN ANDA
Saya juga merekomendasikan meminta pengontrol keuangan Anda secara otomatis mengirimkan salinan laporan bulanan Anda ke akuntan Anda. Dengan cara ini akuntan Anda dapat melihat tujuan Anda dari bulan ke bulan. Bergantung pada ukuran bisnis Anda, Anda kemudian dapat mengadakan pertemuan rutin dengan akuntan Anda – apakah itu bulanan atau triwulanan – untuk membahas laporan tersebut dan rencana keuangan Anda untuk bulan mendatang.